Als Secretaris heb je een ondersteunende rol binnen het bestuur. Jij bent de vice-voorzitter en valt in wanneer nodig.
De primaire taken van de Secretaris zijn:
- Beheren van het algemene mailaccount;
- Bijhouden eigen mailaccount;
- Beheren van Google drive (archiefbeheer);
- Opstellen agenda bestuursvergaderingen;
- Notuleren bij bestuursvergaderingen;
- Beheren en aanvullen actiepuntenlijst;
- Vice-voorzitterschap waar nodig;
- Bijhouden jaarplanning;
- Beheren ledenbestand;
- Beheren website;
- Bijwonen wekelijkse bestuursvergaderingen.
Als Secretaris beheer je twee mailadressen, namelijk de info – algemene mail van Facilitas en je eigen mail als bestuurslid. Je hebt veel administratieve verantwoordelijkheden zoals het maken van agenda’s, schrijven van notulen, doorsturen van mails en bijhouden van de actielijst en het archief. Je springt bij waar nodig.
Daarnaast beheert de Secretaris de ledenlijst. Jij controleert de aan- en afmeldingen.
Verder krijgt elk bestuurslid een commissie toegewezen, dit kan elk jaar verschillen. De commissie komt met allerlei vragen en je sluit regelmatig aan bij de vergadering om te kijken wat er speelt .
Het begin van het schooljaar bestaat vooral uit opstarten, overdrachten, wennen, ledenwerving en het werven en selecteren van commissieleden.
Studiejaar 2018-2019 is gedraaid met een bestuur van 4, ipv 5 leden. De rol van de Secretaris viel weg. Taken werden opgepakt door de andere bestuursleden. De agenda, actiepunten en notulen werden vaak bijgehouden door de Voorzitter, de mailadressen en het ledenbestand door de Commissaris Intern en de website door de Commissaris Extern.
Tijdsindicatie: De wekelijkse bestuursvergadering duurt gemiddeld 1,5 uur. Daarnaast ben je minimaal een uur per week bezig met het bijhouden van je mailbox en dergelijke.
Interesse of vragen? Contact.